Cada vez son más las empresas que han decidido digitalizarse han comenzado a utilizar la factura electrónica, una opción perfecta para el papel y una oportunidad de potenciar la transformación digital de las empresas. Además, desde marzo de 2023 se ha implantado la factura electrónica obligatoria de acuerdo con la Ley Crea y Crece, algo sobre lo que vamos a hablar en este artículo, centrándonos también en la factura electrónica en los alquileres y cómo hacerla correctamente.
¿Cuál es la normativa sobre facturación electrónica?
Con el objetivo de evitar y prevenir la morosidad en las relaciones comerciales así como para optimizar la transparencia en las transacciones, la factura electrónica ha pasado a ser obligatoria para todas las empresas. Así lo indica la Ley Crea y Crece.
Esta legislación Crea y Crece (Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información), se aprobó el 29 de septiembre de 2022 y entró en vigor el 19 de octubre del mismo año. En su artículo 12 se establece que las empresas privadas y autónomos están obligados a “emitir, remitir y recibir” facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. La puesta en marcha de esta obligatoriedad está asociada a un calendario, unido a las pautas marcadas por el desarrollo reglamentario.
Según la normativa, los empresarios y profesionales que facturen más de 8 millones de euros tienen que operar con facturas electrónicas de manera obligatoria en el plazo de 1 año tras realizarse y aprobarse el reglamento.
En el caso de empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones de euros al año, deberán cumplir con la obligatoriedad de las facturas electrónicas dos años después de la aprobación de la normativa.
También hay que tener en cuenta la Ley 25/2023 del 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Según esta ley, “las sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que no tengan nacionalidad española, establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español, así como uniones temporales de empresas y agrupaciones de interés económico están obligadas a realizar facturas electrónicas en formato estructurado.”
¿Qué es la factura electrónica? ¿Qué ventajas tiene?
La factura electrónica es un documento en formato digital que cuenta con la misma validez que una factura en papel, pero se ha expedido y recibido en formato electrónico. Este documento debe cumplir con unos requisitos que aseguren su autenticidad e integridad, además de que se necesita contar con medios informáticos para poder hacerla, como puede ser un software de facturación electrónica.
En el caso de los beneficios y las ventajas de la facturación electrónica, estas afectan tanto a los emisores y receptores de estos documentos, como a la sociedad en general. Las comentamos a continuación:
- Luchar contra la morosidad: gracias a las facturas electrónicas se consigue un registro online de todas las operaciones que se realizan en las empresas, algo que ayuda a que sea más fácil llevar un control de la trazabilidad de los plazos efectivos de las facturas.
- Se reducen los errores administrativos, como puede ser en el cobro de las facturas y también disminuyen los fallos humanos que se puedan dar como consecuencia de una gestión manual de las facturas.
- Disminuyen los gastos procedentes de la elaboración de facturas en papel: como los costes de impresión, el papel, el envío postal, el almacenamiento e incluso el daño al medio ambiente.
- Se favorece la transformación digital de las empresas que les ayude a evolucionar hacia herramientas de gestión con las que potenciar su competitividad y rentabilidad.
Cómo facturar el alquiler de viviendas
En todo lo relacionado con el arrendamiento de inmuebles, la facturación electrónica también es obligatoria, pero antes de nada viene bien saber cómo hay que facturar la actividad de alquilar viviendas. Lo primero es cumplir con ciertas obligaciones fiscales y contables, las cuales vamos a comentar a continuación para que las tengas en cuenta.
Comunicar el inicio de la actividad
Si queremos alquilar un local u otro inmueble que esté sujeto a IVA, hay que comunicar a la Agencia Tributaria el comienzo de la actividad de arrendamiento y hay que hacerlo presentando la declaración censal que corresponde a los modelos 036 o 037. Gracias a este registro podremos emitir facturas de forma legal y cumplir con nuestras obligaciones fiscales. Si no tenemos que repercutir el IVA en ninguno de los alquileres, no estaremos obligados a hacer este paso.
Identificar los datos requeridos para la factura y cómo hacerla correctamente
Cuando ya estemos registrados, hay que reunir toda la información que se necesite para emitir la factura correcta. Estos documentos tienen que cumplir con ciertos requisitos legales. La normativa española indica que las facturas de arrendamiento de bienes inmuebles tienen que incluir la información que comentamos a continuación:
- Datos del propietario: Nombre o razón social, número de identificación fiscal (NIF) y dirección completa.
- Datos del inquilino: Nombre o razón social y número de identificación fiscal (NIF) si es una persona jurídica.
- Descripción del bien inmueble alquilado: Es importante detallar la dirección completa y la referencia catastral del inmueble.
- Duración del contrato: Se debe indicar el período de tiempo para el cual se ha llevado a cabo el contrato de alquiler.
- Importe del alquiler: Hay que indicar el importe mensual del alquiler, así como cualquier otro cargo adicional.
- Fecha de emisión de la factura: Se debe incluir la fecha en la que se emite la factura.
Emitir la factura correctamente
Cuando ya tenemos toda la información que necesitamos y hayamos elegido la herramienta con la que preparar las facturas, llega el momento de emitir la factura. Es importante asegurarse de que todos los campos obligatorios están completos, así como los datos fiscales y el importe total a pagar. Lo mejor es asignar un número único a cada factura e incluir la fecha de emisión. Esto certifica que la factura es válida y cumple con todos los requisitos legales.
Almacenar las facturas y los registros
Un último aspecto que hay que tener en cuenta es almacenar las facturas emitidas y recibidas. Guardar copias digitales de cada factura y mantener toda la documentación organizada es fundamental para no tener problemas con la administración en caso de que soliciten algún documento. Además, podremos llevar un seguimiento de los ingresos por alquiler y facilitaremos el proceso de auditoría o declaración de impuestos que haya que hacer.
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